7 Tugas General Affair, ini Skills yang Dicari Perusahaan!

Kursus Business English – Di balik bisnis perusahaan yang berjalan lancar, ada tugas general affair yang tidak main-main pentingnya. Baik kamu seorang fresh graduate yang akan terjun ke dunia kerja maupun kalangan profesional yang akan membuka bisnis sendiri, penting untuk mengetahui posisi dalam perusahaan yang satu ini.

Apa itu general affair?

General affair atau disingkat GA adalah bagian perusahaan yang mengurus operasional kantor, baik secara rutin maupun tak terduga. Posisi ini biasanya berada di bawah departemen umum atau kepala operasional. General affair dapat diartikan sebagai urusan umum.

Jika perusahaan dalam skala kecil, biasanya posisi GA digabungkan dengan HRD dan Purchasing (Pembelian).

Perbedaan dengan Purchasing

HR Note menyebut GA dan Purchasing memiliki job descriptions yang berbeda. Purchasing bertugas melakukan pembelian barang yang dibutuhkan, berdasarkan daftar yang diberikan GA. Selanjutnya GA bertanggung jawab merawat barang dan fasilitas yang dimiliki perusahaan.

7 Tugas General Affair

Menurut Hashmicro, lingkup tugas general affair biasanya meliputi perawatan gedung kantor, peralatan kantor, kendaraan dinas, security, tunjangan kesehatan karyawan, permasalahan karyawan, dan kegiatan lain yang berkaitan dengan tanggung jawab sosial perusahaan.

1. Pengadaan Barang dan Jasa

Barang atau aset kantor umumnya memiliki masa pakai yang terbatas. Contohnya printer atau komputer. Penggantian atau pengadaan barang ini merupakan tanggung jawab GA.

Selanjutnya GA bertugas mengadakan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Misalnya office boy, cleaning service, katering, security, sopir, transportasi, dan lain-lain.

Walaupun bertugas mengadakan barang, aset, dan jasa yang dibutuhkan, GA bertanggung jawab semaksimal mungkin menekan biaya pengeluaran. Semakin rendah biaya pembelian barang tersebut, dapat menjadi tanda performa yang baik bagi departemen GA.

2. Melakukan pembayaran dan pembelian rutin

GA bertugas melakukan pembelian rutin. Contohnya alat tulis, kertas, tinta printer, atau barang-barang lain yang akan habis secara berkala.

GA juga bertanggung jawab terhadap pembayaran rutin, seperti listrik, air, telepon, internet (Wi-Fi), dan pengeluaran lainnya. Di perusahaan berskala besar, biasanya pembayaran ini sudah dilakukan secara otomatis melalui sistem terintegrasi.

3. Memastikan pembayaran gaji pekerja harian

Pekerja harian dan freelancer biasanya merupakan tanggung jawab departemen umum atau GA. Dengan begitu, GA memiliki kewenangan menentukan jumlah upah harian untuk pekerja harian atau freelancer, di luar gaji karyawan.

4. Merawat aset

GA bertugas merawat dan mengawasi penggunaan aset yang dibeli. Tujuannya agar karyawan lain tidak menggunakan aset secara sembarangan.

GA juga dapat menentukan konsekuensi yang tepat bagi mereka yang tidak merawat aset dengan baik.

5. Renovasi dan membuka kantor cabang

 Jika perusahaan berniat membuka kantor cabang atau merenovasi gedung, GA bertugas membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan. Selanjutnya, GA akan memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan pembukaan kantor atau renovasi gedung tersebut.

6. Membuat laporan berkala

GA wajib membuat laporan secara berkala, sesuai dengan ketentuan perusahaan. Salah satu laporan penting berkaitan dengan anggaran aset dan pengeluaran. Tujuannya untuk mengetahui efektivitas penggunaan anggaran dalam internal perusahaan.

7. Menjaga relasi baik

GA perlu memiliki keterampilan menjaga relasi baik terhadap supplier barang atau jasa. Termasuk di antaranya membuat kontrak kerja/pembelian, memastikan tenggat waktu pembayaran, dan mengajukan komplain jika dibutuhkan.

Relasi ini akan membantu citra perusahaan di mata klien dan publik.

Tak jarang GA juga bertanggung jawab terhadap perizinan dengan pihak luar. Contohnya pemerintah, polisi, organisasi massa, jurnalis, permukiman warga, dan lain-lain.

Baca juga: Networking adalah Skill Penting di Karier, ini 10 Tipsnya

4 Skills yang Dibutuhkan General Affair

Dalam melaksanakan tugas general affair, apa saja skills yang dibutuhkan? Berikut penjelasannya menurut Sekawan Media.

Manajemen dan Administrasi

GA harus membuat keputusan dari waktu ke waktu. Dengan keterampilan manajemen dan administrasi yang baik, performa GA akan meningkat.

Manajemen berarti melakukan organisasi atau pengaturan. Administrasi berhubungan dengan dokumentasi dan pengarsipan. Keduanya dibutuhkan karena tugas general affair akan banyak bersinggungan dengan berkas dan pengaturan di perusahaan.

Problem Solving

Dalam setiap pengambilan keputusan, selalu ada risiko yang mengikuti. GA bertugas membuat keputusan dengan risiko serendah mungkin. Di sini kemampuan problem solving-nya sangat diuji.

Sebagai contoh, seorang staf atau manajer general affair harus mampu melakukan lobi dan negosiasi dalam menyelesaikan masalah.

Komunikasi Interpersonal

Staf GA yang baik harus mampu mengkomunikasikan keputusan dan regulasi perusahaan, serta menerapkannya dengan baik. Di sini dibutuhkan kemampuan komunikasi, baik untuk pihak internal maupun eksternal perusahaan.

Selain itu, komunikasi berkaitan dengan citra perusahaan. Jika komunikasi tidak berjalan baik, bukan tidak mungkin terjadi kesalahpahaman.

Jujur dan Teliti

Kejujuran tentu menjadi poin utama yang diperlukan dalam setiap karyawan, tak terkecuali GA. Pasalnya GA akan banyak berhubungan dengan urusan finansial dan inventaris.

Sikap teliti juga diperlukan, terutama dalam hal urusan logistik, pengarsipan, pembelian, hingga perawatan.

Baca juga: Business English: Tips dan Ungkapan Giving Instructions

Kursus Business English, Langkah Sukses untuk Karier Global

Kosakata yang digunakan dalam dunia bisnis dan pekerjaan tentu berbeda dengan percakapan sehari-hari. Agar kamu semakin percaya diri, ikuti Kursus Business English di Lister.

Sejumlah alumni Lister terbukti merasakan bagaimana kursus di Lister mendukung karier mereka. Cari tahu pengalaman mereka di Testimoni Alumni.

Kamu dapat memilih jumlah kelas sendiri, bahkan tutor dan kelas pengganti. Selain itu, dapatkan Garansi Skor untuk kelas tertentu.

Gunakan kode promo BLOGLISTER10 untuk mendapatkan diskon 10 persen, minimal pembelian kelas seharga satu jutaan (maksimal diskon Rp500 ribu). Daftar sekarang!